Asistente Administrativo de Mantenimiento

Gestión de cotizaciones Solicitar y gestionar cotizaciones con proveedores para trabajos, servicios, materiales y repuestos requeridos por el área de Mantenimiento. Comparar cotizaciones recibidas de acuerdo con precio, alcance, condiciones y tiempos de entrega. Dar seguimiento a las cotizaciones pendientes de respuesta.

Coordinar con el Gerente y/o Jefe de Mantenimiento la selección y aprobación de proveedores, según los procedimientos establecidos.Seguimiento de reportes de mantenimiento Dar seguimiento a los reportes de mantenimiento generados por el sistema Verificar el estado de las solicitudes y trabajos pendientes. Coordinar y dar seguimiento a los técnicos, proveedores y responsables de los reportes pendientes Mantener actualizada la información de cada reporte hasta su cierre.

Identificar reportes atrasados o pendientes y comunicar oportunamente su estatus al técnico asignado del reporte. Apoyar en la generación de reportes de seguimiento e indicadores del área.Manejo de caja menuda Administrar y controlar la caja menuda asignada al área, de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa. Gestionar pagos menores relacionados con necesidades operativas de Mantenimiento.

Mantener los comprobantes y documentos de respaldo de cada gasto. Preparar y presentar las liquidaciones y reposiciones de caja menuda. Llevar un control actualizado de los movimientos y saldos de caja.Seguimiento de facturas Recibir, revisar y dar seguimiento a las facturas correspondientes a trabajos, servicios, materiales y proveedores de Mantenimiento.

Verificar que las facturas cuenten con la documentación de respaldo requerida. Dar seguimiento a facturas pendientes de aprobación, registro o pago. Coordinar con las áreas correspondientes para resolver diferencias o documentos faltantes.

Mantener un control de las facturas recibidas y su estatus. Apoyar en la conciliación entre servicios realizados, órdenes de compra, cotizaciones y facturas.Apoyo administrativo al área de Mantenimiento Elaborar y mantener actualizados controles, reportes y archivos administrativos del área. Organizar documentos relacionados con proveedores, servicios, mantenimientos y compras.

Apoyar en la coordinación de visitas de proveedores y técnicos. Dar seguimiento a órdenes de compra y solicitudes relacionadas con Mantenimiento. Mantener comunicación constante con proveedores y clientes internos.

Apoyar en la preparación de informes administrativos y de gestión. Realizar otras funciones administrativas relacionadas con el área que sean asignadas por su jefe inmediato.